Nghiên cứu do đội ngũ phụ trách Email và Cộng tác doanh nghiệp của công ty có tên Zoho Workplace thực hiện trên nhiều ngành nghề và quy mô tổ chức khác nhau, cho thấy khu vực châu Á - Thái Bình Dương có mức tăng trưởng về chuyển đổi số tại nơi làm việc cao hơn (đạt 66,35%) so với các nước phát triển và mức trung bình toàn cầu (62,3%). Nghiên cứu cũng nhấn mạnh thêm rằng các tổ chức tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương có tỷ lệ ứng dụng xác thực đa yếu tố cao nhất (40%), đào tạo nhận thức về an ninh mạng (44%) và chính sách làm việc từ xa an toàn (44%). Ngoài ra, phương pháp tìm kiếm và truy xuất kiến ​​thức sử dụng AI có tỷ lệ ứng dụng là 54% tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương, vượt xa mức trung bình toàn cầu là 28%.

Khoảng 76% cá nhân đơn vị tham gia khảo sát tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương đạt đến mức độ phát triển cao (Mức 3 trở lên), cho thấy việc ứng dụng rộng rãi các công cụ và quy trình tinh vi thúc đẩy hiệu quả và năng suất tại nơi làm việc. Dựa trên kết quả khảo sát, châu Á - Thái Bình Dương là khu vực dự kiến ​​sẽ đạt đến trạng thái phát triển tối ưu trong 10 năm tới, với hoạt động đầu tư bền vững vào không gian làm việc số.

Mô hình trưởng thành chuyển đối số (DX) tại nơi làm việc được xây dựng dựa trên các chỉ số tại nơi làm việc (công cụ và quy trình số) và các chỉ số hiệu suất của nhân viên (năng suất, phối hợp làm việc và sự chuẩn bị về bảo mật). Mô hình này chia tiến trình thành bốn cấp độ: Hoạt động không chính thức (sử dụng tối thiểu hoặc tùy ý các công cụ và quy trình), Chuẩn hóa (tiêu chuẩn của các công cụ và quy trình làm việc), Hoạt động có cấu trúc (tích hợp nâng cao giữa các phòng ban) và Tối ưu hóa (cải tiến liên tục các công cụ và quy trình). Bên cạnh các chỉ số này, cuộc khảo sát cũng đo lường trải nghiệm của nhân viên, tác động của sự thay đổi đối với nơi làm việc và việc ứng dụng các công cụ số (AI, phân tích, v.v.).

Các xu hướng chính về năng suất và cộng tác tại nơi làm việc tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương

Các doanh nghiệp tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương được khảo sát có thứ hạng cao về chỉ số hiệu suất năng suất và trung bình về khả năng cộng tác. Các tổ chức thay thế các công cụ Workplace để hợp lý hóa quy trình và nâng cao hiệu quả. Các công cụ tạo năng suất thường được ứng dụng ở cấp độ nhóm, trong khi các công cụ cộng tác và bảo mật được triển khai trên toàn tổ chức. Một số quan sát xu hướng chính từ nghiên cứu:

1. Hợp tác liên phòng ban & Quản lý yêu cầu
Khu vực châu Á - Thái Bình Dương dẫn đầu về việc ứng dụng quản lý yêu cầu nội bộ (56%) và các công cụ trò chuyện nhóm cho hoạt động hợp tác quy mô nhỏ (72%). Tuy nhiên, 30% cho biết việc xử lý yêu cầu không hiệu quả làm giảm hiệu suất công việc.

2. Các Kênh thông báo và ứng dụng Mạng tương tác nội bộ
Khu vực châu Á - Thái Bình Dương vượt trội trong hoạt động ứng dụng các công cụ mạng tương tác nội bộ (intranet) so với toàn cầu (27% so với <20%), cho thấy sự ưu tiên đối với hoạt động truyền thông tập trung. Email gửi toàn tổ chức vẫn là kênh thông báo chính, với mức ứng dụng mạnh mẽ trong các lĩnh vực công nghệ (41%) và doanh nghiệp (40%).

3. Cơ chế cộng tác và phản hồi tài liệu
Chỉ có 32% người trả lời tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương sử dụng cộng tác tài liệu có cấu trúc, nhưng 70% tin rằng phản hồi trực tiếp giúp cải thiện năng suất. Các doanh nghiệp lớn (54%) ưa thích phản hồi dựa trên tài liệu, trong khi các nhóm phát triển (40%) và lãnh đạo (33%) ưa thích thảo luận tương tác thông qua trò chuyện nhóm.

Các xu hướng chính trong công cụ và giao thức bảo mật

Khu vực châu Á - Thái Bình Dương dẫn đầu về hiệu suất bảo mật và ứng dụng công cụ tại nơi làm việc, nhờ hiểu biết sâu sắc về những thách thức an ninh mạng đang phát triển. Nghiên cứu tập trung vào các xu hướng chính định hình bối cảnh an ninh của khu vực:

1. Việc ứng dụng và tuân thủ bảo mật tại Khu vực châu Á - Thái Bình Dương
Khu vực châu Á - Thái Bình Dương dẫn đầu về đào tạo an ninh mạng (44%) và xác thực nâng cao (40%), vượt qua mức trung bình toàn cầu (<35%). Các hướng dẫn làm việc từ xa an toàn được ứng dụng rộng rãi (49% trong giáo dục, 46% trong các tổ chức lớn), nhưng báo cáo sự cố vẫn còn ở mức thấp là 20%.

2. Xử lý email đáng ngờ và phát hiện mối đe dọa
Có ít hơn 10% nơi làm việc tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương sử dụng cảnh báo bảo mật nâng cao cho các email đáng ngờ. Chính phủ và các doanh nghiệp lớn (48%) cho thấy mức tuân thủ cao nhất đối với các giao thức báo cáo.

3. Quản lý tài khoản chung và thông tin đăng nhập
40% người trả lời tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương sử dụng các công cụ quản lý mật khẩu, trong khi 30% vẫn dựa vào các phương pháp không an toàn như Excel. Quyền truy cập dựa trên vai trò (Role-based access) được ứng dụng phổ biến nhất trong chính phủ (56%) và các doanh nghiệp lớn (49%), giúp tăng cường kiểm soát bảo mật.

Ứng dụng AI tại nơi làm việc

Khu vực châu Á - Thái Bình Dương đi đầu trong việc ứng dụng AI, với trung bình 54% số người được hỏi ứng dụng phương pháp tìm kiếm và truy xuất kiến ​​thức sử dụng AI, cao hơn đáng kể so với các khu vực khác. Các công cụ truyền thông hỗ trợ AI cũng chứng kiến ​​sự gia tăng mạnh mẽ (50%), đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ (56%) và bán lẻ (56%). Phân tích dự đoán (40%) và tự động hóa quy trình làm việc (43%) cũng được ứng dụng rộng rãi, củng cố vị thế dẫn đầu về chuyển đổi số của Khu vực châu Á - Thái Bình Dương.

Trải nghiệm làm việc và quản lý thay đổi

Trải nghiệm nơi làm việc của khu vực châu Á - Thái Bình Dương gắn chặt với chuyển đổi kỹ thuật số. Các tổ chức hiện đại hóa công cụ của mình, từ đó cho thấy số điểm phát triển cao hơn và mức độ hài lòng của nhân viên cao hơn. Nghiên cứu khám phá các xu hướng chính trong sự phát triển tại nơi làm việc, nâng cấp công cụ và tác động đến trải nghiệm của nhân viên:

1. Sự phát triển tại nơi làm việc và trải nghiệm của nhân viên
Nghiên cứu chỉ ra mối tương quan mạnh mẽ giữa sự phát triển của công cụ tại nơi làm việc và trải nghiệm của nhân viên. Các tổ chức tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương đã trải qua quá trình thay đổi toàn bộ công cụ tại nơi làm việc ghi nhận số điểm trưởng thành là 68,2% và trải nghiệm tích cực tại nơi làm việc là 57,8%, vượt trội hơn các tổ chức không có thay đổi lớn nào về công cụ.

2. Nâng cấp công cụ và tác động chuyển đổi số
Các tổ chức triển khai áp dụng công cụ chính như ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) và CRM (Phần mềm quản lý khách hàng) đạt điểm trưởng thành là 67,0% với 39,7% nhân viên cho biết rằng họ có trải nghiệm tốt. Tuy nhiên, việc thay thế những công cụ chuyên môn, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án, có tỷ lệ hài lòng thấp hơn (34,5%), cho thấy những thách thức trong việc chuyển đổi công cụ và gián đoạn quy trình làm việc.

Phương pháp tiếp cận giúp đạt được được mức trưởng thành trải nghiệm số (DX) cao nhất tại nơi làm việc

Khu vực châu Á - Thái Bình Dương tiếp tục dẫn đầu trong chuyển đổi số bằng cách tích hợp các công cụ cộng tác, giao thức bảo mật và giải pháp AI để cải thiện hiệu suất tại nơi làm việc và trải nghiệm của nhân viên. Mặc dù vẫn còn nhiều thách thức, đặc biệt là trong hợp tác làm tài liệu và báo cáo sự cố bảo mật, nhưng khu vực này vẫn đang đi đúng hướng để đạt được trạng thái phát triển kỹ thuật số tối ưu trong 10 năm tới. Để đạt được sự phát triển cao nhất, các tổ chức phải chuyển đổi và triển khai các nền tảng tiên tiến tại nơi làm việc của mình, đồng thời tập trung vào tối ưu hóa quy trình trên tất cả các phòng ban trong tổ chức. Trong mười năm tới, quá trình chuyển đổi hữu cơ như trên có thể tiêu tốn khoảng 500 đến 1000USD mỗi năm.

Giới thiệu về Zoho Corporation Pte Ltd

Tập đoàn Zoho là một trong những công ty công nghệ phát triển nhanh nhất thế giới với hơn 55 ứng dụng ở hầu hết các danh mục kinh doanh lớn. Zoho là một công ty tư nhân và hoạt động có lợi nhuận với hơn 15.000 nhân viên trên toàn thế giới. Công ty có trụ sở chính tại Austin, Bang Texas và trụ sở quốc tế tại Chennai, Ấn Độ. Trụ sở chính của Zoho tại khu vực Châu Á - Thái Bình Dương được đặt tại Singapore.

Zoho tôn trọng quyền riêng tư của người dùng và không có mô hình doanh thu quảng cáo tại bất kỳ bộ phận nào trong hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm cả các sản phẩm miễn phí. Công ty sở hữu và vận hành các trung tâm dữ liệu để đảm bảo giám sát toàn diện dữ liệu khách hàng, cũng như quyền riêng tư và bảo mật. Hơn 100 triệu người dùng trên toàn thế giới đang làm việc tại hàng trăm nghìn công ty đã tin dùng ứng dụng của Zoho hàng ngày để điều hành doanh nghiệp của họ, bao gồm chính công ty Zoho.